客戶痛點：每個專案都不知道有沒有賺錢
這位客戶經營營造業多年，但每次工程結束後，卻始終搞不清楚這個專案到底賺了多少、還是虧了。
問題出在幾個地方：
- 工地主任多領零用金，很難即時發現
- 材料超叫了，也沒有比對基準
- 包商出工數量沒有記錄，不知道廠商實際賺了多少
- 每個專案的成本，幾乎都比預估來得高
這不是個人的問題，而是公司缺乏一套能夠記錄、追蹤、分析資源的管理制度。
第一階段：先記錄，才能分析（第 1–3 個月）
很多公司想要導入系統，第一個反應是「我要分析」、「我要看報表」。但我們給客戶的第一個任務，是先把資料記錄下來。
我們在 Notion 建立了針對營造業四大核心資源的管理系統：
- 人力 — 每日出工人數、工地主任與包商的出工登記
- 時間 — 各案場的工程進度與時間記錄
- 金錢 — 零用金、材料採購、包商費用的支出流水
- 材料 — 供應商報價、材料用量、採購記錄
前三個月，幾乎全部的工作都在做一件事：把每天發生的事情，確實登錄進 Notion。
這個階段不好走。工地主任不習慣，覺得多了一道手續。但我們的核心邏輯很清楚：沒有數據，就沒有辦法改善。資料的品質，決定了後面所有分析的價值。
第二階段：有了數據，開始看見問題（第 3–5 個月）
資料積累到一定程度之後，問題開始浮現。
供應商材料分析讓客戶第一次有了比較基準。同樣一段路程的工程，以前靠感覺抓材料數量，現在有了歷史記錄，就能知道「這類型的工程，合理的材料用量是多少」。廠商的報價，從此有了可以依據的參考數字，談判籌碼大幅提升。
人力資源分析則揭露了更敏感的問題。把每日出工數量與包商出工數量交叉比對，不只能推算整體工程成本，還能估算出包商在這個案場的利潤。這是以前完全沒有辦法做到的事情。
第三階段：建立 SOP，讓制度跑起來
分析出問題只是一半，另一半是讓公司的每個人都知道該怎麼做。
我們協助客戶將分析結果轉化成明確的 SOP，並放進 Notion 的團隊工作區。工地主任每天進去登記，同時也會看到公司的工作規則與流程說明。這些規則不是貼在牆上的海報，而是嵌在他們每天都在使用的工作工具裡。
老闆不需要一一詢問，只要打開 Notion 的報表，就能知道每個案場的狀況，員工有沒有按照 SOP 執行。
後期強化：Claude + Notion MCP 定期分析
在系統穩定運作後，我們進一步引入 Claude 串接 Notion MCP，讓 AI 能夠定期讀取 Notion 中的資料，自動進行分析與總結。
這解決了一個重要問題：人工定期看數據，往往會因為忙碌而跳過。AI 的分析是有規律的，每次分析完都能產出可以討論、可以檢討的結論，讓「持續改善」這件事變得可執行。
我們具體幫客戶建立的系統
1. 日報表系統
工地主任不需要離開 Notion，就能直接輸出每日報表，資料同時留存在系統中。留存在 Notion 的資料，可以直接帶入 AI 做進一步分析，形成完整的資料閉環。
2. 供應商材料管理
建立材料登錄機制，記錄每次採購的品項、數量、單價與供應商。隨著資料累積，逐步形成各類型工程的材料用量基準，讓採購決策有據可查。
3. 人力資源管控系統
記錄每日出工數量，推算工程實際人力成本。與包商出工數量交叉比對後，不只能控制成本，也讓日後與廠商的議價有了真實數字作為底牌。
半年後的成果
導入六個月後，客戶已能穩定地在每個案場降低 20% 的成本。
背後的原因是三個：
- SOP 落地：工地主任知道該怎麼做，老闆能夠即時追蹤
- 材料精準化：有了歷史基準，多叫材料的情況大幅減少
- 冗員識別：AI 分析人力數據後，找出了原本隱形的人力浪費
我們最重要的工作，不是導入系統
這個案例讓我們再次確認一件事：技術只是工具，真正的工作是幫助人。
我們花最多時間做的，是幫助客戶把公司真實的工作流程梳理清楚，然後找出哪些環節可以被系統取代、哪些環節需要人的判斷。
對工地主任來說，這套系統讓他的工作變輕鬆了，不是更繁瑣。他願意配合，是因為他感受到公司正在幫他解決問題，而不是在監控他。
當員工感受到改變是為了讓他們工作得更好，他們才會真正帶著公司一起進步。
我們的服務內容與陪跑流程
這次合作總共執行了 6 個月，分為兩個主要階段：
前三個月：密集建立
我們與客戶的經理密集溝通，深入了解公司的工作現場與管理習慣。
- 第 1 個月：建立 Notion 管理系統，包含人力、時間、金錢、材料四大模組
- 第 2–5 個月：逐步梳理公司工作流程，建立全新的 SOP 與操作規則
這個階段最重要的工作，是讓系統貼合公司真實的運作方式，而不是強迫公司去配合工具。
後三個月：分析與優化
系統與 SOP 穩定運作後，我們引入 AI 分析，開始對累積的資料進行定期總結與檢討，協助客戶找出可以繼續優化的空間。
本案例部分細節經過調整以保護客戶隱私。